De 5 system typer

Nogle gange er det forvirrende med begreber, som EDIFACT, OIO, FTP, X.400, når man blot skal tage stilling til hvad man skal bruge til elektronisk fakturering.

Vi har derfor sammensat denne lille vejledning, som kan hjælpe dig igennem den store EDI jungle.

Første del af vejledningen beskriver 5 forskellige EDI løsninger :

NemHandel, VANS, Fleksible-, Enterprise- & Selvbetjeningsløsninger.

Anden del af vejledningen hjælper dig med at vælge den rigtige løsning.

EDI systemer kan opdeles i 5 niveauer :

• Simple systemer, som NemHandel
• Postkasse løsninger, som VANS
• Fleksible løsninger, der kan sende/modtage alle slags EDI
• Enterprise løsninger, der også indeholder specielle opkoblinger til EDI i udlandet
• Selvbetjenings- løsninger til den kreative

NemHandel

Simple systemer, som NemHandel kræver et NemHandel program installeret på en Windows Server. Dertil skal man bestille et medarbejder certifikat til en person man udpeger, som LRA.

En LRA er en slags “virksomhedens sikkerheds- administrator”.
LRA’en bestiller et funktions- certifikat, der kommer med posten.

Herefter installeres certifikatet på den server hvor NemHandel programmet er installeret.

Man sender EDI’er ved at udlæse færdige OIOXML eller OIOUBL baserede meddelelser fra sit økonomi system til en mappe på serveren og man modtager EDI’er ved at opsætte sit økonomi system til at læse fra en mappe på serveren hvor NemHandel programmet er installeret.

Prisklasse kr. 100-300 pr. md. + certifikater, server omkostninger & assistance til opsætning.

Fordele ved NemHandel løsninger :

• Validerings- rutine & valg af modtager protokol (kommunikation) er indbygget hvis modtager er registreret i NemHandel
• Billig løsning uden store trafikomkostninger, men kræver at modtager også har NemHandel
• Man kan sende fra sit CVR nummer så man behøver ikke et EDI lokationsnummer

Ulemper ved NemHandel løsninger :

• Installation kan være omfattende pga. software versioner og certifikater
• Man skal selv kunne danne OIOUBL - så moduler i økonomisystemet er påkrævet
• Løsning installeres på eget netværk og kræver derfor åbning i firewall
• Kræver ofte egen IT afdeling til at løse problemer ved daglig drift
• Kan ikke konvertere dokumenter og er derfor ikke så fleksibelt

Konklusion :

NemHandel egner sig bedst til fakturering af offentlige kunder.

Selvom NemHandel løsninger ofte er “billigere” er de langt fra gratis, som NemHandel ofte bliver markedsført.

Der findes udbydere, der tilbyder NemHandel via den eksisterende EDI service, som f.eks. D.U.C NemHandel. Her slipper man for at vedligeholde sin egen NemHandel installation.

Lær om produktet D.U.C NemHandel Til Top

VANS Postkasse

De traditionelle postkasse løsninger - ofte kaldet VANS løsninger fungerer ved at man sender EDIFACT meddelelser via VANS.

VANS betyder “Value Added Network Supplier” og er IT virksomheder med speciale i udveksling af data elektronisk.

Man sender og modtager oftes meddelelser af typen EDIFACT format. EDIFACT betyder “EDI for Administration, Commerce and Transport” og dækker en lang række forretnings- dokumenter, som elektronisk faktura, ordre, fragtmeddelelser & priskataloger.

EDIFACT er det mest udbredte EDI format i Europa. En VANS løsning bygger ofte på at man selv skal kunne danne de færdige EDIFACT meddelelser inden forsendelse. Man skal også kunne læse indgående EDIFACT og oversætte disse til det format, som økonomi systemet kan læse.

EDI meddelelser afleveres i en postkasse hvor VAN operatøren aflæser modtager lokationen og sender meddelelsen. Man køber et lokationsnummer til sig selv hos GS-1 (tidligere EAN Danmark).

Ved selv at have et lokationsnummer kan andre EDIFACT brugere sende meddelelser til en igennem deres VANS.

Prisklasse kr. 300-1200,- pr.md + køb af lokationsnummer + kr. 5-15.000,- i opsætning

Fordele ved VANS løsninger :

• Stor udbredelse af EDIFACT betyder at man kan udveksle data med mange partnere
• Forholdsvis enkelt at installere - det kræver ofte blot en SFTP klient

Ulemper ved VANS løsninger :

• Man skal selv købe/vedligeholde at system til at danne og læse EDIFACT
• Transaktions- omkostninger kan blive omfattende da der afregnes pr. afsendt byte
• Opkaldafgifter, storage size og andre spændende gebyrer gør VANS løsningerne til de dyreste
• Kræver en IT konsulent til opsætning og tilpasning af nye partnere

Konklusion :

VANS postkasse løsninger egner sig godt til større butikskæder hvor EDIFACT formatet er fastlagt. Virksomheder kan sende en anvendelses- vejledning til deres leverandører, der så leverer EDIFACT efter anvisning.

Man bliver dog ofte tvunget til at være mere fleksibel hvis man ønsker alle sine partnere igang. Dette skyldes tildels omkostninger ved VANS, men også udbredelse af andre formater end EDIFACT.

Lær om produktet D.U.C VANS Til Top

Fleksible EDI løsninger

De fleksible EDI systemer fungerer ved at man selv vælger hvilket format man sender & modtager. I stedet for at økonomisystemet skal have specielle formater indbygget så udveksler man ofte en komma fil (csv).

Kommafiler (eller XML filer) sendes til EDI systemet ved hjælp af en kommunikations- klient.
EDI systemet danner så de forskellige formater, som modtagerne ønsker.

Fleksible systemer kan sende & modtage EDIFACT, OIOXML, OIOUBL, CSV og mange andre formater. Uanset hvilket format man modtager vil EDI systemet lave formatet om så man modtager samme filtype hver gang.

Dette betyder at man kun skal have et enkelt inhouse format og man kan kommunikere med alle andre. Fleksible EDI systemer kan også sende/modtage på FTP og andre metoder så transaktions- omkostninger undgås.

Man kan også få udstedt EAN-13 lokationsnummer til alle sine afdelinger på samme løsning.

Prisklasse kr. 12-1500 pr.md. + køb af server + mapninger ca. kr. 15-25.000,-

Fordele ved fleksible løsninger :

• Kan kommunikere med alle via forskellige protokoller (FTP, X.400, Email m.fl.)
• Kan programmeres til at læse/skrive alle slags EDI formater (EDIFACT, OIOUBL m.fl.)
• Kræver kun et simpelt inhouse format til økonomi systemet f.eks. en kommafil
• Lave eller gratis transaktions- omkostninger ved FTP og lign.
• Kan også danne PDF Forsendelser til kunder, der ikke har EDI

Ulemper ved fleksible løsninger :

• Kræver en mapning mellem ens valgte inhouse format & EDI systemet (engangsomkostning)
• Større behov for support pga. den høje fleksibilitet

Konklusion :

De fleksible systemer tjener sig selv hjem hurtigere end andre EDI løsninger. Det skyldes at et enkelt EDI system, der kan løse det hele, er billigere end flere forskellige løsninger.

Grundet den brede kompatibilitet kan man have en større procentdel af partnere på EDI.
En fleksibel løsning egner sig til alle, der har blandede EDI behov, der skal løses.

Lær om produktet D.U.C EDI/PRO Til Top

Enterprise løsninger

Større og mindre virksomheder, der har meget handel med udlandet kan gøre brug af en Enterprise løsning.
Med en Enterprise løsning får man sin egen EDI central så man kan tilbyde FTP server konti til partnere.

Det er ofte en kraftig outsourced server med eget domæne navn og alt nødvendig software installeret. Enterprise løsninger kan alt hvad man forventer af en fleksibel EDI løsning og mere til.

Ofte kommer disse løsninger med en AS2 server til kommunikation med større firmaer i udlandet.
Digital signatur & SSL certifikater er normalt inkluderet.

Konvertering af papir & email (pdf) bilag til EDI er også muligt med Enterprise løsninger.

Prisklasse kr. 4-5000,- pr.md. + opsætning + mapninger ca. 25-35.000,-

Fordele ved Enterprise løsninger :

• Kan også sende/modtage EDI i udlandet via AS2 og SFTP protokoller
• Understøtter Tradacom & ANSI X.12 for engelsk & amerikansk marked
• Eget domæne, AS2-, FTP- & SFTP server for fleksible opkoblingsmuligheder
• Branche formater er ofte indbygget - TUN/EDI, DAVID(VVS), STRU m.fl.
• Projektstyring til nye integrationer (test, mapping mv.)

Ulemper ved Enterprise løsninger :

• Ingen, Enterprise løsninger er udviklet til at dække alle behov

Konklusion :

Egner sig godt til virksomheder med mange kunder, der kræver forskellige EDI formater.
Produktions- virksomheder kan også få glæde af de mange udenlands- opkoblinger.

Enterprise løsninger er også til virksomheder med flere datterselskaber, som skal integreres.
Stamdata, fragt og priskataloger er ofte også indbygget i Enterprise løsninger.

Lær om produktet D.U.C Enterprise EDI Til Top

Selvbetjenings- løsninger

Mange nyere systemer, der dukker op nu om dage, er internet baserede selvbetjenings- systemer.
De udemærker sig ved at man kan tilmelde sig online og komme igang med det samme.

Selvbetjeningsløsninger er ofte begrænset til enkelte formater eller enkelte dokument typer, som f.eks. nogle systemer er til faktura - andre er til ordrer. En del løsninger markedsfører sig, som “gratis” løsninger - andre, som “nemme” løsninger.

Fælles for dem alle er at man selv skal kunne levere det færdige EDI format til modtageren.
I mange tilfælde fungerer disse systemer bedst hvis både afsender- og modtager har samme system.

Prisklasse kr. 0-700,- pr.md. + modul til økonomisystem

Fordele ved Selvbetjenings- løsninger :

• Ofte billige eller gratis til enkelte funktioner hvis modtager bruger samme system
• Hurtig opstart hvis man selv kan levere det færdige EDI format (f.eks. OIOUBL)
• Online tracking af meddelelser giver et godt overblik

Ulemper ved Selvbetjenings- løsninger :

• Det kan nogle gange være svært at få hjælp, specielt ved de “gratis” løsninger
• De fleste løsninger tillader ikke ændringer i de standarder, som løsningen bruger

Konklusion :

En selvbetjeningsløsning egner sig fint til den enkelte virksomhed med et begrænset behov.
Man skal dog forberede sig på at, der ofte bliver brug for ekstra løsninger når behovet stiger.

Løsningerne er tit gode til at få det hele til at se meget enkelt, nemt & gratis ud.
Undersøg derfor forud hvad “hjælpen” koster til den dag du for brug for den.

D.U.C har udviklet et internationalt selvbetjenings- portal kaldet iEDI.

Kommer til Oktober Til Top

Behov

En vigtig faktor er at afgøre det behov man vil have dækket.

Skal du kun fakturere dine kunder elektronisk & er disse kun offentlige kunder ?
Hvis ja, vælg en simpel EDI løsning f.eks. D.U.C NemHandel eller en selvbetjeningsløsning

Skal du fakturere alle dine kunder elektronisk ?
Hvis ja, vælg en fleksibel EDI løsning. D.U.C NemHandel eller VANS er ikke tilstrækkeligt

Skal du modtage elektroniske ordrer fra dine kunder & disse sender EDIFACT ?
Hvis ja, kan du nøjes med en VANS løsning f.eks. D.U.C VANS

Skal du sende elektroniske ordrer til dine leverandører & disse kan alle modtage EDIFACT ?
Hvis ja, kan du nøjes med en VANS løsning f.eks. D.U.C VANS

Skal du modtage ordrebekræftelser & købsfakturaer fra dine leverandører ?
Hvis ja, vælg en fleksibel EDI løsning, som f.eks. D.U.C EDI/PRO

Har du brug for at sende elektroniske fragtmeddelelser til dit fragtselskab ?
Hvis ja, bør du klart overveje en Enterprise løsning, som f.eks. D.U.C EPA

Har du specielle behov, som f.eks. toldangivelser til SKAT ?
Hvis ja, bør du klart overveje en Enterprise løsning kombineret med en real-tid’s EDI router

Vil du modtage PDF, EDI & papir og få alt konverteret til EDI ?
Hvis ja, bør du vælge en Enterprise løsning med PDF Center, der kan lave alt om til EDI

Til Top

Samhandel

Hvilken type samhandel ønsker du at automatisere - er det kreditor eller debitor funktioner ?

Såfremt det er dine kunder du ønsker at tilbyde EDI skal du påregne at kunne sende flere formater.

Nogle kunder ønsker måske OIOUBL ligesom offentlige kunder, andre bruger stadig OIOXML, andre bruger EDIFACT og rigtig mange bruger kommafiler specielt udviklet til deres økonomisystem.

Sørg for at være fleksibel nok så alle dine kunder kan være med.

Er det leverandører f.eks. købsfaktura du ønsker at automatisere kan du vælge 3 metoder :

1. Benyt en VANS løsning & kræv af dine leverandører at de skal levere EDI efter dine anvisninger
2. Benyt en fleksibel løsning for at få integreret mange leverandører
3. Benyt en Enterprise løsning hvis du vil have alle integreret

Den første løsning er den billigste, men leverandører har ofte svært ved at levere nøjagtigt dit EDI. Husk på at leverandøren har mange andre kunder og disse beder sikkert om en anden slags EDI end dig.

Den anden løsning er fleksibel nok til at give dine leverandører større mulighed for valg af EDI. Dette gælder også valg af kommunikations- protokol, hvor mange vælger den gratis FTP metode.

Den sidste metode er dyrere i drift, men tjener sig selv hjem ved besparelser i interne processer.

Ved at alle leverandører leverer elektroniske bilag slipper kreditor bogholderiet for at taste disse. Priskontrollen kan også lettes ved sammenligne EDI’en med den ordre, der udløste fakturaen.

En stabil ordreprocess er essentielt for at opnå de EDI rabatter, som leverandører ofte tilbyder, hvis man sender elektroniske ordrer i stedet for fax eller telefon. Med EDI ordrer sparer leverandøren tid, ved at undgå tastearbejde, og leveringsprocessen kan igangsættes med det samme.

Mange leverandører belønner kunder, der kan sende elektroniske ordrer med en EDI rabat.
Hvis man vil opnå denne rabat er det vigtigt at kunne levere fejlfrie elektroniske ordrer.

Tip :

• Benyt en fleksibel EDI løsning hvis du vil kunne sende ordrer til så mange, som muligt
• Undersøg eventuelt hvilket EDI format dine kunder og leverandører bruger før du bestemmer dig

Til Top

Kompetencer

Efter at have afgjort de behov du eller virksomheden har er det tid til at kigge på eksisterende kompetencer. Hvilke ressourcer & systemer har du til rådighed til at hjælpe dig i dag.

Kan du ind- og udlæse elektroniske data fra dit økonomi system i et standard format ?
Hvis ja, genbrug dette og vælg en fleksibel løsning, der kan konvertere til/fra dette format

Har du egen IT afdeling med EDI kompetencer ?
Hvis ja, kan du nøjes med en VANS løsning og lade din IT afdeling lave format tilretninger

Har du en IT konsulent, der kan kode moduler i dit økonomi system ?
Hvis ja, vælg en fleksibel løsning og opbyg import/eksport i kommafiler (CSV), D.U.C har beskrevne fil layouts, som din IT konsulent kan bruge

Har du brug for outsourcing af EDI aktiviteter ?
Hvis ja, vælg en fleksibel- eller en Enterprise løsning - det er mest fremtidssikret

Har du brug for ekstern projektstyring til at opsætte dine partnere (test,mapping,ftp etc.) ?
Hvis ja, vælg en Enterprise løsning, der indeholder projektstyring

Husk at når du lægger en aggressiv EDI politik belaster du din IT afdeling mere.
Det er derfor vigtigt at have det nødvendige personale til rådighed.

Benyt eventuelt en kombination af internt personale med en ekstern EDI konsulent til support.

Hvis du vælger en selvbetjenings- løsning skal du huske at uddanne en eller flere personer i denne så virksomheden er dækket i ferie- og sygdomsperioder.

Til Top

Strategi

Læg altid en strategi og opstil nogle success- kriterier for virksomheden med de muligheder EDI giver.

Her er nogle stikord :

• Hastighed ved EDI
• Automatisk ordrebekræftelse
• Sikkerhed mod tastefejl
• Tidsbesparelse
• Økonomi

Giv dine kunder nogle valgmuligheder for at integrere med dig - mange kunder handler der hvor det virker.

Opret en kravs- specifikation inden du kaster dig ud i automatisering af indkøbsprocesser.
EDI modtagelse virker kun hvis afsenderen overholder dine krav.

Oprethold en klar politik på området og lad gerne dine leverandører skrive under på denne.

Husk at EDI er en besparelse- og en effektuering på alle områder.
Lad dig ikke slå ud af EDI omkostninger og lignende - få hellere tingene gjort i en fart.

Hver gang du investerer kr. 10.000,- ved automatisering, sparer du kr. 30.000,-
Værn om dine EDI kompetencer både interne og eksterne, de er svære at få fat på.

Held & lykke med med dine EDI udfordringer.

D.U.C

Til Top